BECOME
SUPER VOLUNTEERS

Become a member of the organisation of Enjoy Vélos Épinal by joining the great family of Super Volunteers

An unforgetable human adventure  !

TASKS

VOLUNTEER
GUIDE

BECOME VOLONTEER

BE COOL / BE-CLE / BE-volunteer

DBecome a member of the organisation of Enjoy Vélos Épinal by joinging the great family of super volunteers

An unforgetable adventure !

MULTIPLE VOLUNTEER MISSIONS

RIDES

Become volunteer on the rides to be close to the participants.

On the races, you will be in contact with the participants, showing them the way and ensuring their safety. The participants are grateful for your presence and like to hear your encouragement.

Equipped with a car of the organization and a bike carrier, you assist the participants (mechanical breakdown, physical failure…) on the various races of the program and bring them back to the finish.

It is before the beginning of the event that you take care of the best preparation of the races. Thanks to the marking, the participant can evolve without getting lost on the paths. Once the event is over, it’s time to clear the paths so as not to leave any trace of our presence. Outside, the weather conditions can sometimes make this job difficult. It requires a good physical condition and knowledge of the sector.

During the event, you are on a mountain bike and you ensure the good quality of the marking of the test paths and their security. Outside, the weather conditions can make this mission difficult. It requires a good physical condition and knowledge of the sector. 

Set up timing equipment, time races and ensure that it works correctly.

It’s on your MTB or e-MTB that you open or close the timed races and rides. Outside, the weather conditions can make this mission difficult. It requires a good physical condition and knowledge of the sector. 

This position consists in setting up and running the refreshment stands. They are planned on each race, so you will be in contact with the participants. It sometimes requires handling.

ORGANISATIONAL
MISSIONS

Become a volunteer on the event to be close to the visitors

On the fair, at the info point huts, you will be the first contacts of the visitors and will answer their various questions (and if you know the Giffre Valley like the back of your hand, it’s even better!)

You will have a privileged contact with participants on one of the different stages of our registration process. Knowledge of computer tools (I-Pad, computer) is recommended. Good mood and smile are a must. 

On the different parking areas, you will be in charge of the good circulation of the cars. Good mood, smile and reactivity for this mission.

Before the event, you will be in charge of setting up, marking and signposting the fair. During the event, you will be the privileged contact of the exhibitors.

At the various entrances of the fair, you will be the first contact for visitors and will have to ensure the security of the passages by carrying out a visual check of the bags. Good mood, smile and rigor for this mission.

🎁 OUR WAY TO THANK YOU TO BE VOLUNTEER 🎁

In order to thank you for your implication, the organization team of Enjoy Vélos Épinal offers you a volunteer pack with :

  • T-shirt Organisation
  • 1 tote bag
  • A Vélo Vert Magazine with the recap of the event + a web subscription to the Vélo Vert magazine.

 

Loads of other surprises on Facebook and Instagram to be aware of the latest news.

Depending on your schedule, meals are offered as well as accommodations for the volunteers within constraints the availability of the place. 

 

The role of the volunteer referent is to manage a group of 5 to 10 volunteers.

His/her missions are important because they guarantee the smooth running of the Festival as well as the safety of the volunteers and the participants.

 BEFORE THE EVENT

  • Contact your group of volunteers once you know their name, to ensure their availability and create a first link.
  • Attend the opening briefing of the festival to :
    • Meet the volunteers,
    • Find out the position of the emergency services or any other helpers on the site
    • Agree on the organization and the meeting place with your different volunteers,
    • Collect your t-shirts and “Organization” badges!

 

DURING THE EVENT

  • Train volunteers.
  • Check that they have the necessary equipment.
  • Check their availability the day before and during the day (in case of absence or no response, contact the volunteer coordination team).
  • Collect the equipment needed for your activity and check if its working before handing it over to the volunteers.
  • Keep in touch with your volunteers to check their presence at their post, to manage incidents and to check their departure from their post at the end of their shift.
  • Return equipment at the end of the day.
  • Report any incidents to the volunteer coordinator.
 
ORGANISATION TEAM WORKS WITH YOU  
  • They give you a job description
  • They train you to your mission
  • They supply the equipment you and your team need
  • They Remind you of general and specific safety instructions for the mission.
  • They Take into account the reports of incidents

SAVE THE DATE FOR THE FOLLOWING EVENTS

In order to prepare Enjoy Vélos Épinal, several volunteer meetings are organized.

If you cannot attend these meetings, a report will be sent to you so that everyone has the information they need. 

—————————————————————————————————

 Jeudi 2 mai 2024 :

Réunion d’informations bénévoles :
18h30 
pour les Responsables et Référents bénévoles.
19h30 
pour les bénévoles.

  • Brève présentation de l’événement,
  • Présentation des Responsables et Référents bénévoles,
  • Informations précises liées aux missions de chacun,
  • Moment d’échanges entre les Responsables, les Référents bénévoles et leurs équipes.

Le tout suivi d’un temps d’échange, de questions réponses autour d’un apéritif gourmand, dans la bonne ambiance qui règne a Enjoy Vélos.

—————————————————————————————————

2024 :

Fermeture du salon + Soirée des bénévoles.

16h30 : On se donne tous rendez-vous le dimanche pour fermer les portes de ce grand salon, tous ensemble et dans la bonne humeur !
20h00 : On vous invite ensuite à une grande soirée bénévoles pour partager un repas tous ensemble et fêter comme il se doit la fin de ce bel évènement que l’on aura accompli collectivement. Un moment unique pour vous remercier de votre grande aide.

1 – Qu’est ce qu’un Super Bénévole ?

C’est un bénévole qui participe à l’organisation de Enjoy Vélos. Il se verra confier diverses missions en fonction de ses préférences. Il est également enthousiaste, motivé et n’hésite pas à donner de sa voix pour soutenir les festivaliers participant aux différentes courses/randos.

Devenir un Super Bénévole d’Enjoy Vélos, c’est l’occasion d’être totalement inclus à l’organisation de l’événement et de le découvrir ainsi sous un autre oeil. Le tout dans une ambiance conviviale.

2 – Quels sont les avantages d’un Super Bénévole ?

Une réduction de 35€ , soit au minimum la gratuité du pass festivalier vous permettant ainsi de profiter gratuitement des tests vélo ou alors d’une rando de votre choix.

Un équipement complet Organisation composé d’un T-shirt, un tote bag et d’autres surprises.

Un espace dédié aux bénévoles, un panier repas et une grande soirée spéciale bénévoles le dimanche soir pour fêter comme il se doit la fin d’Enjoy Vélos. 

Et plein d’autres choses à découvrir sur place ! 🙂

3 – Comment s’inscrire en tant que bénévole sur Enjoy Vélos ?

Il suffit de compléter le formulaire « inscription bénévole ».

4 – Quels sont les différents postes que les Super Bénévoles peuvent prendre en charge sur Enjoy Vélos ?

Ravitaillement, signaleur, balisage / débaliage… Retrouvez l’intégralité des missions du festival ici.

Faites votre choix et nous tâcherons de respecter au mieux ce dernier selon les besoins de l’événement. Peu importe votre sexe, que vous soyez pratiquant de vélo ou non, que vous soyez disponible 1, 2, 3 ou 6 jours… nous accueillons tous les volontaires âgés de plus de 16 ans dans la grande et belle équipe d’Enjoy Vélos pour nous accompagner dans l’organisation de cette grande fêtedes plaisirs tous vélo.

5 – Quand les Super Bénévoles reçoivent-ils leur convocation ?

Par mail, environ trois semaines avant l’événement. Dans cette convocation, vous trouverez :

  • Votre planning bénévole.
  • Le/les poste(s) qui vous a(ont) été attribué(s).
  • Le Guide du Super Bénévole, également disponible ici.
  • Des informations pratiques (paniers repas, plan d’accès, lieux de rendez-vous, etc.).

6 – Comment les informations bénévoles sont-elles transmises  ?

> Chaque mois, une Newsletter spéciale bénévole est envoyée à l’ensemble des bénévoles avec les informations importantes.

> Par mail et échange téléphonique personnalisé avec l’un des coordinateurs bénévoles.

> Pour plus d’infos en direct et pour vous permettre d’échanger avec les autres bénévoles, une page Facebook a été entièrement consacrée aux bénévoles du Vélo Vert Festival. Un moyen très utile pour échanger plus facilement avec votre équipe de coordination bénévoles.

Facebook : @Bénévoles Enjoy Vélos

Instagram : @Super_benevoles

7 – Quelles sont les différentes réunions/rassemblements bénévoles  ?

1ère réunion d’informations bénévoles mi-avril.

Week-end bénévoles suite à la 1ère réunion bénévole avec une activité à faire tous ensemble. Un événement à ne pas louper ! 🙂 

2ème réunion d’informations bénévoles le jeudi avant le début d’Enjoy Vélos.

Grande marche des bénévoles pour fermer ensemble le salon d’Enjoy Vélos le dimanche, suivie d’une grande soirée bénévoles ! Un moment privilégié pour vous remercier et fêter tous ensemble et comme il se doit la fin de ce bel évènement.

8 – Quel est l’horaire de rendez-vous des Super Bénévoles lors de l’événement (avant, pendant, après)  ?

Tout dépend des missions attribuées. N’hésitez pas à demander aux coordinateurs bénévoles plus d’infos à ce propos.

9 – Où et comment les Super Bénévoles récupèrent-ils leur équipement bénévole  ?

Les équipements bénévoles (t-shirt, sac et surprises) sont à récupérer lors de la réunion d’informations bénévoles le jeudi avant le début de l’événement.

Pour les bénévoles qui ne peuvent assister à cette réunion, leur équipement reste disponible à l’Espace Bénévoles tout au long de l’événement.

10 – Les Super Bénévoles doivent-ils prévoir de quoi se restaurer pendant la journée  ?

Le matin, vous pourrez profiter d’un café et de quelques gourmandises à l’Espace Bénévoles, puis vous recevrez pendant la journée un panier repas* complet pour reprendre des forces durant l’événement.

N’oubliez pas l’apéro et le grand dîner bénévoles organisé le dimanche soir à la suite de la fermeture du salon. C’est l’occasion de se retrouver pour fêter ensemble la fin d’Enjoy Vélos et de vous remercier comme il se doit de votre grande aide.

*Ce panier repas est attribué aux bénévoles étant en mission sur l’heure des repas ou effectuant une mission bénévole le matin puis l’après-midi. Il en est de même pour les repas et missions liées à la soirée.

11 – Quelles sont les choses à ne pas oublier le jour de l’événement  ?

Votre tenue complète Super Bénévole et votre badge.

Le document « Parking Organisation » si vous venez véhiculé lors du Festival.

Gourde, crème solaire, vêtements de pluie etc. en fonction de la météo.

12 – À quelle heure les Super Bénévoles finissent-ils la journée ?

Selon les différentes missions qui vous seront attribuées, l’horaire de fin de poste varie. Celle-ci peut se terminer aux alentours de 12h si vous n’êtes bénévole que le matin, aux alentours de 18h ou alors dans la soirée pour les bénévoles en mission sur les courses/randos nocturnes.

13 – Les Super Bénévoles bénéficient-ils d’un parking réservé ?

Oui 🙂 Il suffit simplement de positionner sur l’avant de votre voiture le pass « Parking Organisation » pour qu’il soit visible.

On attend plus que vous ! 🙂

Contact :

 benevoles@enjoyvelos.com –  07.68.68.56.66

QUESTION ?

Contact the volunteer coordination team !

Clemence, volunteer manager

Téléphone : 07 68 68 56 66 // Mail : benevoles@enjoyvelos.com